“每日管理建议”栏目为您提供即时、实用的管理技巧，内容来自《哈佛商业评论》及其网站（www.hbr.org）。以下不代表路透观点。

　　撰写商业文件重在表达清晰，而非文体风格。不要试图诗化你们部门未来两个月的计划，只要阐述清楚即可。

　　以下是四种成功撰写商业文件的方法：

　　1、一个段落一个意思。小说往往在一个段落中包含若干个复杂的想法和情绪，而商业文件要确保一个段落只阐述一个想法。当你有其他想法或建议时，请另开一段。

　　2、开门见山。不要在文章开头堆砌很多背景信息，读者没空看。一开始便开宗明义，随即再阐述相关论据。

　　3、便于读者快速浏览。很少有人会逐字逐句地看一封邮件。使用标题和关键词，以便读者能迅速浏览要点，理解你的意思。

　　4、幽默最好不要。幽默通常不适用于撰写商业文件，所以不妨直截了当地阐述内容，而不要掺杂什麽小可爱。

　　--摘自《如何成功撰写商业文件：切忌成为小说家》，作者：David Silverman